Dématérialisation des factures : le copieur est votre ami !

La législation évolue. D’ici à 2020, la facturation électronique devrait se généraliser dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

(Source : La Tribune)

Pour s’y préparer, elles peuvent compter sur le scanner et ses multiples fonctionnalités numériques.

Réduction de coûts, diminution de l’empreinte carbone, garantie de remise de documents… sont autant d’éléments qui poussent les entreprises à se diriger vers une digitalisation de la facturation. La législation évolue d’ailleurs en ce sens. Ainsi, la facturation électronique sera une obligation, dans plusieurs cas de figure, pour l’ensemble des entreprises d’ici le 1er janvier 2020. Un changement de paradigme important qui se fera par palier.

Zéro facture papier pour les fournisseurs du secteur public

Le législateur a de fait arrêté plusieurs échéances. Premiers concernés : les émetteurs de facture à destination des services publics : l’Etat, les collectivités locales et leurs établissements publics respectifs. Le calendrier des échéances tel que défini par l’ordonnance du 26 juin 2014 rend obligatoire la facturation électronique fournisseur pour les grandes entreprises et les personnes publiques à dater du 1er janvier 2017 ; au 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaires ; au 1er janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprises.

Les micros entreprises, quant à elles, auront jusqu’au 1er janvier 2020 pour se mettre en conformité. Et pour ce faire, l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (Afei) prépare une plateforme technique baptisée Chorus Portail Pro 2017, censée permettre – gratuitement – le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques.

En 2020, aucune entreprise ne pourra refuser de recevoir une facture électronique

Si les administrations ouvrent la voie, les facturations intra-entreprises sont également largement concernées par la dématérialisation par le biais notamment de la « Loi pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques », plus communément nommée « loi Macron ».

Dans le détail, l’article 222 autorise le gouvernement à instituer par ordonnance une obligation d’acceptation des factures dématérialisées. Concrètement, cela signifie qu’à compter du 1er janvier 2017, selon un calendrier progressif en fonction de la taille des entreprises, qui pourrait se caler sur celui des marchés publics, celles-ci ne pourront plus refuser de recevoir une facture au format électronique. L’obligation ne concernera cependant pas l’émission;

Pour l’heure, le pourcentage de factures émises au format électronique par les PME en France est estimé à 28 %, d’après un baromètre de l’éditeur de logiciels Sage publié en 2013.

Une proportion qui prouve le nécessaire effort d’adaptation que devront encore opérer bon nombre d’entreprises. Pour ce faire, le copieur demeure un allié de poids. En effet, avec le développement de la dématérialisation, les fonctions scanner ont évolué vers des technologies numériques intelligentes et simples d’utilisation. Depuis la numérisation à la reconnaissance de caractères en passant par le classement et l’archivage automatique de documents, le copieur permet de gérer aussi bien les factures éditées que reçues. A la clé pour les entreprises, un gain de temps et d’efficacité qui assure un véritable professionnalisme vis à vis des fournisseurs et clients.

Facture électronique : de quoi parle-t-on

Plus rapide et moins onéreuse que le traitement papier, la facturation digitale est en passe de se généraliser sous l’impulsion notamment d’une législation incitative. Pour les entreprises, il s’agit dès à présent de mettre en place les bons réflexes en matière de procédés ayant une valeur auprès de l’administration fiscale. Explications.

La dématérialisation des factures gagne du terrain, portée par une législation fortement incitative. Ainsi, d’ici à 2020, selon un calendrier progressif en fonction de la taille de l’entreprise, la facturation électronique deviendra obligatoire pour tous les émetteurs de factures à destination de l’Etat ; dans le même temps, plus aucune entreprise ne sera en droit de refuser de recevoir une facture électronique.

Si ces évolutions vont permettre aux entreprises de réaliser à terme des gains de coûts et de productivité importants, encore faut-il qu’elles fassent le nécessaire pour se mettre aux normes.

Les normes fiscales : ce qu’il faut savoir

A l’heure actuelle, plusieurs solutions s’offrent aux entreprises qui souhaitent opter pour la facturation électronique. Une condition néanmoins : les documents émis doivent être conformes aux normes de l’administration fiscale et doivent comporter les mentions de montant de TVA, numéro de commande ainsi que le nom du client.

La solution la plus plébiscitée, notamment au sein des petites et moyennes entreprises, est celle de l’édition de factures au format PDF ou JPEG, avec signature électronique par un certificat électronique qualifié. Ce certificat – agrée par l’Etat – est délivré par un organisme tiers indépendant à l’attention d’une personne physique agissant pour le compte de l’entreprise.

Cet outil offre une sécurité maximale en authentifiant l’identité de la personne signataire et en garantissant l’intégrité des documents échangés. Autre moyen de sécuriser les factures numérisées, la piste d’audit fiable est largement utilisée par les entreprises. Elle consiste à mettre en place des contrôles permanents à chaque étape du traitement de la facture.

Les plus grandes structures optent pour des solutions normalisées par le biais d’un système EDI (échange de données informatisées) qui offre la possibilité d’échanger numériquement des facturations en automatisant les informations comptables sous des formats spécifiques. Dans ce cas précis, l’échange de documents se fait directement entre ordinateurs dans un format électronique standard et permet de garantir l’identité entre le message reçu et le message envoyé. Clients et fournisseurs peuvent alors échanger des factures entièrement numérisées qui ont valeur de preuve au regard de l’administration fiscale.

L’archivage, un impératif

A noter enfin, toute facture, quelle que soit sa forme, doit être archivée et conservée, tant du côté client que du côté fournisseur. Ainsi, de la même façon que pour les factures au format papier, les factures numériques doivent être stockées par les deux parties. Un système d’archivage adéquat peut permettre de les retrouver facilement en cas de demande de la part de l’administration fiscale.

Dématérialisation : quels impacts sur les coûts ?

De plus en plus de sociétés passent à la facture électronique. Une étape désormais obligatoire pour se mettre en conformité avec la législation. A la clé pour les entreprises : des économies de coûts, des gains de productivité, mais également des solutions d’archivages facilitées. Autant d’éléments qui incitent à dématérialiser l’ensemble de leurs documents qu’ils soient entrants ou sortants.

Pas moins de 64,5 milliards d’euros. Tel est le montant estimé des économies que pourraient réaliser les entreprises européennes chaque année en optant pour la facturation électronique, selon les chiffres de la Commission Européenne. Dans le détail, les économies de coûts se réalisent tout au long de la chaîne de traitement des factures : depuis la saisie à la gestion des litiges en passant par la validation et l’archivage. Selon les données livrées par la Direction générale des entreprises (Ministère de l’Economie, de l’industrie et du numérique), dans une note de synthèse intitulée « Dématérialisation des factures et gestion comptable et financière », le coût de traitement d’une facture entrante au format papier oscille entre 14 et 20 euros, réparti comme suit : 1,40 euro pour la saisie, 5,40 euros pour la validation, 2,80 euros pour le paiement, 1,50 euro pour l’archivage et 1,80 euro pour la gestion des litiges. Dans le même temps, le coût de traitement d’une facture sortante est compris entre 5 et 10 euros. Des sommes importantes, à comparer avec le coût d’une facture dématérialisée qui s’élève en moyenne à 4 euros, et peut même plonger à 0,45 centimes d’euros lorsque la chaîne de traitement est parfaitement optimisée.

Gains de productivité et archivage facilité

Outre les économies de coûts, la facture électronique permet également de générer de réels gains de productivité. Ainsi, selon une synthèse réalisée par le cabinet d’études technologiques IDC, les services comptables consacrent 30 % de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs. Avec la numérisation, le temps de traitement est réduit de 30 % et l’économie réalisée par rapport à un traitement papier se situe entre 50 et 75 %, selon les cas.

Un autre avantage de taille de la dématérialisation est un archivage facilité avec à la clé d’importants gains de productivité pour les entreprises. En effet, une fois numérisés, les documents peuvent être stockés plus facilement. S’ils sont correctement caractérisés, les recherches sur le serveur deviennent alors beaucoup plus efficaces offrant aux collaborateurs un gain de temps précieux. Pour ce faire, de plus en plus de solutions d’optimisation d’archivage voient le jour, à l’instar de celle proposée par XEROX dans le cadre de son partenariat avec Sages.

Dématérialisation avec Zeendoc

Avec la solution Zeendoc, l’utilisateur a la possibilité de caractériser les documents entrants via la fonction scanner de son copieur. Sur certains types de documents, a l’instar des factures les plus courantes notamment (ERDF, Orange, Bouygues Telecom…), le scanner est à même de reconnaître directement l’émetteur. Les documents numérisés seront alors directement classés de façon optimale sur le serveur de l’entreprise, en mode Saas, permettant aux différents collaborateurs de l’entreprise de les retrouver très facilement à partir d’une recherche simple.

Autre avancée qui concerne les documents sortants : la possibilité d’envoyer directement via la fonction scanner du copieur des documents sécurisés par email, tels que les factures ou encore les devis. Dans ce cas, nul besoin de passer par l’interface de l’ordinateur, le copieur transfère lui-même les documents tout en permettant des modifications et des ajouts de logo ou encore de signature électronique.